Образцы печатей и штампов кадрового делопроизводства
Печати и штампы в отделе кадров
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 8
Что делать, если в отсутствие отдела делопроизводства заниматься печатями приходится кадровикам? Как быть отделу кадров, если организация отказалась от использования печати? Как учитывать печати отдела кадров, списывать утерянные и уничтожать те, что более неактуальны?
Что такое печать
Нормативная база, которую стоит использовать при организации обращения с печатями в компании, невелика. Это Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах». В п. п. 5 и 7 ст. 2 этих Законов говорится о том, что общества вправе иметь печать, о чем надлежит сделать запись в уставе.
Примечание. См. статью «Что кадровик должен знать об отмене печатей» на с. 18 журнала N 10, 2015.
Формы печати и цвет оттиска, требования к информационному содержанию печатей строго не регламентированы. Это осталось в прошлом: прежние редакции Законов содержали перечень сведений, которые должны быть на оттисках. Так, ООО предписывалось расположить на печати «его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества». Теперь Законы говорят только о «печатях, штампах и бланках со своим [общества] наименованием».
На печатях организаций могут быть размещены:
- полное фирменное наименование ООО или АО на русском языке;
- место нахождения общества;
- фирменное наименование общества на любом языке народов РФ, а также на иностранном;
- логотип (эмблема) общества;
- ОГРН, КПП общества и прочая справочная информация, вплоть до контактного телефона.
Цвет оттисков, как повелось из практики делового оборота, либо синий, либо фиолетовый, хотя и тут возможны другие варианты.
Технические требования к печатям организаций содержатся в Национальном стандарте «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», разработанном на основе ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст.
Печати в отделе кадров
Отдел кадров может использовать как главную, «гербовую», печать организации, так и иметь собственную: «Отдел кадров» или «Управление по персоналу», в зависимости от наименования подразделения. Использование такой «именной» печати на кадровых документах, по мнению Роструда, никак не ущемляет права работников.
В Письме от 22.11.2012 N 1450-6-1 Федеральная служба по труду и занятости отметила, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, что формально позволит подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя, а не гербовой печати организации, не должно влечь за собой нарушение прав работников.
В больших подразделениях по управлению персоналом, в состав которых входит несколько отделов, может быть и несколько печатей. При этом каждая из них будет иметь свой уникальный номер и (или) наименование.
Пример 1.
«Управление персоналом — 1»
«Управление персоналом — 2»
«Управление персоналом — 3»
«Управление персоналом. ОТиЗ»
«Управление персоналом. ОУП»
«Управление персоналом — 1. ОТиЗ»
«Управление персоналом — 2. ОУП»
Что касается штампов, то обычно для нужд кадровиков изготавливается штамп «Копия верна» для заверения копий документов. Может присутствовать также штамп, содержащий полное и краткое наименование организации, а также, опционально, ее ОГРН, ИНН и другую справочную информацию.
Примечание. См. статью «Опломбирование кадровых документов» на с. 42 журнала N 1, 2015.
Обратите внимание: его можно проставлять и в трудовые книжки: по мнению Роструда, это не является нарушением (см. Письмо от 19.08.2015 N 1922-6-1). А в целом штампов может быть сколько угодно: этот канцелярский атрибут не имеет даже собственного определения в системе делопроизводства, не говоря уже о требованиях к нему. В учетные документы штампы попадают наравне с печатями исключительно для порядка.
Печать необязательна?
С 7 апреля 2015 г. наличие печати перестало быть обязанностью и стало являться лишь правом для юридических лиц (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»).
Большинство организаций воспользовались этим правом и оставили все как есть, то есть имеют печать. Сведения об этом должны быть внесены в устав. В остальном никаких изменений ни для компании в целом, ни для отдела кадров в частности не последовало.
Но есть и такие компании, кто отказался от этого атрибута. Информация об этом тоже должна быть зафиксирована в уставе. Как быть кадровикам в этом случае?
Процитируем Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 N 1168-6-1: обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек , абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек . Данные документы являются подзаконными актами. Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена упомянутыми подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Таким образом, делают вывод чиновники, требование заверять записи в трудовой книжке печатью считается обязательным.
Утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Конечно, письма — это не нормативные документы и носят рекомендательный характер. Но любой кадровик предпочтет все же решить вопрос об использовании печатей положительно, нежели стать объектом повышенного интереса со стороны проверяющих и контролирующих органов. От круглой печати организация отказалась, но без печати нельзя. Выход — завести собственную печать отдела кадров. Таким образом, независимо от решения организации об использовании печати, у отдела кадров она будет, а оттиск ее, как и прежде, будет вставать на свои места в соответствии со всеми действующими инструкциями.
Учет печатей и штампов
Если учетом печатей и штампов организация не занимается, то вести его касательно собственных оттисков придется отделу кадров. Печати отдаются в ведение руководителю отдела либо работнику, ответственному за делопроизводство. Хранить печать нужно либо в сейфе, либо в запирающемся шкафу, обязательно убирать в конце рабочего дня и не бросать на столе без присмотра.
Печати и штампы учитываются в особом журнале или книге. Учет ведется в бумажном, а не в электронном виде: форма подразумевает проставление оттисков и личные подписи работников компании. Примерный образец учетной формы представлен в примере 2.
Пример 2. Журнал учета печатей и штампов.
Важный атрибут учета — движение печати. Конечно, очень нежелательно, чтобы она покидала пределы организации, но и кадровики, и руководство время от времени забирают печать в различные государственные органы и на переговоры.
Примерная учетная форма для выноса печати за пределы организации представлена в примере 3.
Пример 3. Учетная форма для выноса печати из организации.
Наименование выдаваемой печати
Должность, фамилия, инициалы получателя
Подпись о получении (дата, время получения печати, подпись)
Отметка о возвращении (дата, время возвращения печати, должность, фамилия, инициалы работника, подпись)
Печать «Отдел кадров»
Начальник ОК Малютина П.Р.
Переговоры с ООО «Кадровый аутсорсинг»
Возвращена 28.07.2016 14:30
Списание и уничтожение
Учет подразумевает прослеживание судьбы печати (штампа) с момента его выдачи ответственному лицу и до уничтожения. Морально устаревшие и вышедшие из строя печати хранить не нужно: они уничтожаются.
Если печать или штамп потеряны и их розыск не дал результатов, то их нужно списать: поставить отметку о том, что этот оттиск больше не действителен. Для этого составляется акт о списании (пример 4).
Пример 4. Акт о списании штампа.
Уничтожение печатей происходит очень просто: в присутствии специально созданной комиссии каучуковое клише разрезается ножницами на несколько частей. Комиссия по уничтожению печатей может быть как постоянной (и тогда должности ее участников прописываются в ЛНА, посвященном печатям в организации), так и созданной для этого случая приказом руководителя. Уничтожение печатей фиксируется в акте (пример 5).
Пример 5. Акт об уничтожении печати.
Обратите внимание: оба акта утверждаются генеральным директором. Печать — подотчетный предмет, и руководитель компании должен знать о том, что с ним происходит. О списании или уничтожении печатей в книге учета делаются отметки со ссылками на соответствующие акты (см. пример 2, графа 7).
Штампы для кадровой службы
| Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. |  |
Собираюсь заказать всякие полезные штампы, вроде «копия верна » с моей фамилией и проч. Возник ряд вопросов:
1. Штам для трудовой книжки с наименованием организации, есть ли для него какие-то тербования, вроде размеров или чего еще, где посмотреть?
2. Знакомая посещала семинар по защите перс. данных, там им сказали, цитирую «На копиях документов, Т-2, должна штамп ставить что это персональные данные и категорию указывать». Вот можно поподробнее про этот штамп?
3. Какие еще полезные штампики у Вас есть?
, много чудесных штампиков.
Я себе давным давно все сделал. Очень доволен. 
| Цитата |
|---|
| Вадим А пишет: http://www.hr-ok.ru/e-store/ |
| Цитата |
|---|
| вроде «копия верна « |
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 марта 2003 г. N 65-ст
О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 
| Цитата |
|---|
| Froyd пишет: 1. Штам для трудовой книжки с наименованием организации, есть ли для него какие-то тербования, вроде размеров или чего еще, где посмотреть? |
2. Знакомая посещала семинар по защите перс. данных, там им сказали, цитирую «На копиях документов, Т-2, должна штамп ставить что это персональные данные и категорию указывать». Вот можно поподробнее про этот штамп?
Отписаться от сообщений с форума
Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>
Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>
В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>
Книги по кадровому делопроизводству
От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ
Журналы учета и регистрации. Разные!
Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!
Печати и штампы в организации
- Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Что такое печать и что такое штамп?
Нормативная база
С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».
На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:
- полное фирменное наименование ООО или АО;
- место нахождения ООО или АО.
Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».
Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.
Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:
Печати хозяйственных обществ
В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.
Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.
Штампы для разных целей
Виды печатей в организации
Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).
К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».
Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).
Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях
Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Журнал учета печатей и штампов
Журнал учета выхода печатей за пределы организации
Куда и как ставить печать?
Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.
Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).
Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»
Проставление оттиска печати в специально отведенном поле
Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.
Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.
Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.
Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.
Уничтожение печатей и штампов
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.
Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).
Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:
- вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
- там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».
Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»
Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.
Образец регламента о печатях и штампах
В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.
Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.
Печать кадровой службы: ставить или нет?
Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?
Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.
Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.
Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.
Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?
Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.
Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.
Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.
Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.
Применение печатей
Вид печати
Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?
Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.
Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).
Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).
Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.
Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.
Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).
Документы в тему
Документ
Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?
К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:
- трудовые книжки и вкладыши к ним**;
- копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
- справки с места работы;
- заявления на загранпаспорт.
Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.
Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».
Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.
Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.
Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.
Исправляем ошибку
Ошибка
Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.
Как правильно
В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.
Что будет, если…
Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.
В противном случае, чья же она?
Пример
В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):
– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.
Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):
– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.
Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:
– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.
Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):
– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.
* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.
** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).
*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.
**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».
***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.