Справка о списочной численности сотрудников

Бланк и образец заполнения среднесписочной численности по форме КНД 1110018

Информация, предоставляемая вами о среднесписочной численности персонала, необходима для ведения статистики и контроля вашего бизнеса налоговой инспекцией. Участковым налоговым инспектором принимается отчет данных о численности персоналу по среднему списку за предыдущий календарный год (статья 80 НК РФ).

• Сдавать ДО 20 января текущего года.
• ИП, работающие без работников с 2014 года освобождены от сдачи среднесписочной численности.
• Филиалы зарубежных компаний также обязаны подавать данный отчетный документ.

Советы к заполнению формы

Налоговая инспекция принимает отчеты с вписанными разборчивыми данными черной пастой. Бланки, заполненные другими цветовыми вариациями, не будут рассмотрены. Записывайте информацию в ячейках и строках по-максимуму разборчиво. Налоговики не должны чувствовать себя графологами.

Если вы являетесь продвинутым компьютерным пользователем, смело заполняйте бланк с помощью редакторского софта. Налоговики принимают распечатанные формы, заполненные печатным шрифтом 18 Courier New.

Коды ИНН, КПП и налогового органа

Каждая фирма имеет свои особенности учета. Заполняя поле идентификационного номера плательщика налогов (сокращенно – ИНН), который присваивается юридическим и физическим лицам, начинайте вписывать цифры кода от крайней левой квадратной ячейки. Графа «КПП» предназначена только для организаций. ИП не нужно заполнять это поле.

Учтите! Если в вашем коде меньше цифр чем ячеек, нужно сначала проставить нули, а затем – цифровые значения ИНН. Код налоговой инспекции вашего участка всегда состоит из четырех цифр.

Названия организаций

Немного упростите для себя процесс заполнения в блоках, где это возможно. В поле о наименовании налогового органа не обязательно вписывать полное название. Понятно, что места не так и много, чтобы вписать всё. Сократите название – впишите аббревиатуру согласно общепринятым правилам.

Важно! Это правило упрощения не распространяется на заполнение названии вашей организации. Название фирмы должно быть записанным полностью по уставной документации.

Данные о предпринимателе

ИП четко вписывает свои ФИО без каких-либо сокращений. Если документы подает его представитель, нужно заполнить в соответствующих графах его полные ФИО и данные о документе, удостоверяющего его личность.

Другие важные детали

О показателе численности. Единственной расчетной цифрой отчета может быть показатель численности по среднему списку за предыдущий год. Его нужно проставить в целых числах. Для точного подсчета данных, воспользуйтесь примером вычисления среднесписочной численности работников.

Проставляем дату. Заполненный бланк нужно подать строго до двадцатого января текущего года. Обязательно укажите в отчете, что данные подаются по состоянию на первое января. Пусть вас не сбивает с толку реальная дата составления вашего отчета. В случае, когда фирма переживает процесс реорганизации, отчет предоставляется до двадцатого числа следующего месяца после завершения всех процессов. К примеру, ваша фирма реорганизована в марте – отчет о численности нужно подать до 20 апреля.

Заполняем только свои графы. Налогоплательщику не стоит лезть в блоки, предназначенные для представителя инспекции.

Как правильно подать готовую отчетную форму?

Когда все графы бланка заполнены, его нужно подписать вручную. Только при таком условии инспектор примет ваш годовой отчет к рассмотрению. Вам не обязательно личной персоной появляться в налоговой службе, чтобы сдать документ. Оправьте его почтой как ценное письмо с уведомлением, конечно, с учетом даты почтового штемпеля.

Дельный совет! Опытные бизнесмены, которые не любят простаивать в переполненных коридорах налоговой, советуют в конверт вложить заверенный штампом почтового отделения бланк описи вложенных документов. Налоговый инспектор лишний раз убедится, что все документы на месте.

Что если вы просрочили представление вышеперечисленных сведений?

За несвоевременную подачу или игнорирование предоставления отчета для налогового контроля бизнес-деятельности, вы рискуете быть оштрафованным на сумму около 200 рублей. Худший вариант развития событий – административное наказание.

Для чего и кому нужна справка о среднесписочной численности работников

Справка о среднесписочной численности работников содержит сведения о составе штата сотрудников, принятых по трудовому договору.

Документ необходимо предоставить в органы налоговой инспекции в определенные сроки. Для вновь образованных организаций и предприятий, индивидуальных предпринимателей и действующих компаний существуют нюансы в заполнении таких справок и их предоставлении в ФНС.

Кто должен представлять справки о численности штата

Среднесписочная численность работников рассчитывается согласно трудовых договоров

Размер среднесписочного количества работников применяется в качестве одной из расчетных величин в налогообложении. Он входит в состав формул расчета величины налогов и налоговых льгот, частично влияет на отмену налоговых льгот и сборов и на выбор системы налогообложения для конкретного налогоплательщика.

По тексту 80-й статьи Налогового Кодекса РФ учреждения и физические лица, ведущие предпринимательскую деятельность, обязанные отчислять страховые взносы за своих сотрудников, должны предоставить налоговые декларации в определенный срок.

К ним относятся налогоплательщики, среднесписочный состав сотрудников у которых содержит более 100 человек за отчетный период (последний окончившийся календарный год), и образованные вновь или реорганизованные предприятия с численностью более 100 работников.

На основании положений Налогового Кодекса РФ руководством Федеральной Налоговой Службы 29 марта 2007 года был издан приказ о принятии формы представления отчетности по численному составу работников.

Конечным сроком подачи справки о среднесписочном составе сотрудников является 20-е января начавшегося года. Документ предоставляют индивидуальные предприниматели, если они набирали за предыдущий год новых сотрудников, и организации без исключений.

Для вновь созданных или претерпевших реорганизацию учреждений и предприятий отчетной датой является 20-й день месяца, идущего за месяцем, когда произошло создание или реорганизация.

Отчетность по численности штата предоставляется в органы налогового учета по месту расположения индивидуального предпринимателя или организации. Как и саму декларацию, справку можно предоставить в налоговую инспекцию несколькими способами:

• явившись лично в налоговую инспекцию;
• передать через законного представителя;
• отправить ценным письмом с описью вложений;
• воспользоваться личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС;
• отправить посредством электронных каналов связи.

Письмом Министерства финансов РФ от 7 июня 2011 года были утверждены правила контроля предоставления информации о среднесписочном количестве сотрудников налогоплательщиками, отчисляющими страховые взносы.

В соответствии с текстом данного письма непредставление информации о среднесписочном количестве штата (к которому приравнивается представление с опозданием) относится к налоговым правонарушениям. Оно предполагает наложение штрафных санкций. Платеж составляет 200 рублей за один документ.

Следуя пункту 1 статьи 15.6 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ, должностные лица в случае непредставления сведений, требуемых для проведения налогового учета, облагаются штрафными взносами в сумме 300-500 рублей.

По тексту статьи 100.1 Налогового Кодекса РФ дела о выявленных в процессе выездных и камеральных проверок налоговых правонарушениях изучаются в порядке, описанном в статье 101 указанного Кодекса. Если факт правонарушения выявлен другим путем, дело рассматривается согласно статье 101.4 НК РФ.

Составление справки о среднесписочной численности штата

Справка о среднесписочной численности работников: образец

Образец бланка справки представлен в приложении к Приказу ФНС от 29 марта 2007 года. В соответствии с Классификатором налоговых документов (КНД) форме присвоен номер 1110018.

Рекомендации по внесению информации в поля бланка содержатся в письме ФНС РФ от 26 апреля 2007 года. При определении среднесписочного состава штата налогоплательщик также вправе руководствоваться порядком, указанным в Постановлении № 56, который утвержден Федеральной службой государственной статистики 9 октября 2006 года.

• В верхней части бланка налогоплательщик заполняет поля ИНН и КПП, руководствуясь Свидетельством постановки на налоговый учет.
• Далее после слов «Представляется в» указывается полное название органа налогового учета, куда необходимо представить сведения, и его код – в клетках сооветствующего поля.
• Следующей строкой прописываются данные имени лица, ведущего предпринимательскую деятельность, или полное название организации, подающей сведения, в соответствии с учредительной документацией.
• В поле, следующем ниже, указывается отчетная дата подачи сведений – 1 января настоящего года в порядке «число-месяц-год». Для созданных вновь или прошедших реорганизацию учреждений указывается 1-й день месяца, идущего за месяцем, когда произошло создание или проведена реорганизация.
• В следующем поле проставляется среднесписочная численность сотрудников.
• В левом нижнем разделе подтверждается достоверность заполнения бланка формы. Индивидуальный предприниматель проставляет подпись и день составления документа. В случае, если налогоплательщиком является организация, ее руководитель в соответствующем поле проставляет свои именные данные, день составления формы, подпись и печать организации.
• Если справку заверяет законный представитель, являющийся физическим лицом, он подписывает форму, указав свои именные данные и день заполнения формы.
• Если организацию представляет также организация, ее руководитель подтверждает заполненный бланк своей подписью, указав полное название организации, день составления и проставив печать организации.
• Ниже указывается наименование документа, дающего представителю соответствующие полномочия. При подаче справки к ней необходимо приложить копию данного документа.

Остальные поля заполняются сотрудником налоговой инспекции, принявшим документ. Он указывает день представления информации о среднесписочном количестве и порядковый номер, под которым зарегистрирован документ. Ниже сотрудник налоговой службы проставляет свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

Нюансы вычисления среднесписочной численности штата

Справка о среднесписочной численности работников должна подаваться в срок

Месячная среднесписочная численность сотрудников определяется методом суммирования показателей списочного количества сотрудников за все дни месяца по отдельности и деления этой величины на число дней в календарном месяце.

Показатель списочного количества на нерабочий день (выходной день недели или государственный праздник) равен аналогичной величине за рабочий день до него. Учет списочного количества сотрудников ведется на основании приказов о трудоустройстве, переводе сотрудников и их увольнении.

В списочный состав включаются сотрудники, присутствовавшие на работе и не явившиеся в силу различных обстоятельств (командировки, временная нетрудоспособность, отпуск, обучение, прогулы и др.)

Информация о среднесписочном составе штата работников за окончившийся календарный год представляется в виде заполненного бланка в органы налогового учета учреждением (предприятием) или лицом, ведущим предпринимательскую деятельность, если оно осуществляло прием наемных работников за этот год.

Документ подается в установленный срок – до 20-го января начавшегося года или до 20-го дня месяца, начавшегося после месяца, когда было создано или реорганизовано учреждение для вновь созданных или реорганизованных предприятий. За непредставление или несвоевременную подачу сведений должностные лица облагаются административным штрафом в сумме от 300 до 500 рублей.

Как рассчитать среднесписочную численность работников, подскажет видео:

Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности

Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ. Почему эта информация необходима налоговикам?

Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.

Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Кто обязан сдавать справку о среднесписочной численности работников

Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии.

Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ. То есть ИП, у которого в 2019 году не было сотрудников, отчет о среднесписоной численности в 2020-м не сдает.

Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.

В какие сроки нужно представить сведения по форме КНД 1110018

Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2019 год нужно подать до 20.01.2020 включительно.

Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.

При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Среднесписочная численность: бланк 2019-2020 годов

Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.

Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2019 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2020 году за истекший 2019 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:

Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.

В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:

• 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
• 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Далее приводится собственно среднесписочная численность. Указывают ее в целых единицах.

Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Подробнее об изменениях, которые внес приказ Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте здесь.

В общем виде формула расчета выглядит так:

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + . + СрЧ 12) / 12,

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, . декабрь).

Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?».

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).

Как и куда сдавать сведения

Заполненную бумажную форму можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения.

Подать сведения возможно и в электронном виде. Соответствующий формат утвержден приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Причем выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все налогоплательщики, включая тех, у кого среднесписочная численность перевалила за сотню. Сведения не декларация, поэтому требование п. 3 ст. 80 НК РФ об обязательном электронном способе сдачи в данном случае не действует.

Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.

Накажут ли за непредставление сведений о численности работников?

Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.

Помимо налоговой возможна и административная ответственность должностных лиц по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то есть штраф от 300 до 500 руб. На это указывает Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.

Однако имейте в виду, что блокировать за это счет инспекция не вправе. Сведения не являются декларацией, а значит, их непредставление или нарушение сроков не подпадает под основание для приостановления движения денег по счетам, предусмотренное подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.

Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте тут.

Итоги

Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Срок представления справки — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.

Сведения о среднесписочной численности работников по форме КНД 1110018 (образец бланка 2019 года)

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) – это информация о количестве списочного состава организации или ИП. В списочный состав включают только работающих, принятых по трудовому договору. Данные сдают на специальном бланке (форма называется КНД 1110018), утверждённом приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Кто обязан сдавать КНД 1110018

Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.

Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.

Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».

Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2019 года должны:

• индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
• все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.

Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.

Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.

Подробнее: Пример заполнения бланка сведений о среднесписочной численности вновь созданной организации

Например, ООО, зарегистрированное 25 августа 2019 года, первый раз сдает СЧР до 20.09.19 включительно, а затем по итогам года – не позже 20 января 2020 года.

Бланк СЧР 2019 года

Бланк 2019 года точно такого же образца, который был утверждён приказом ФНС от 29.03.2007, никаких изменений за это время в него не вносилось. Это простой для заполнения одностраничный отчёт, похожий на титульный лист налоговых деклараций.

В полях для заполнения (выделены цветом) указывают:

• ИНН налогоплательщика и КПП организации;
• название, номер и код налоговой инспекции, куда подают отчётность;
• полное наименование общества с ограниченной ответственностью или ФИО индивидуального предпринимателя;
• дату, по состоянию на которую подают данные;
• рассчитанная СЧР;
• дату подачи отчёта;
• подпись ИП или руководителя ООО (руководитель организации, кроме того, указывает полностью своё имя);
• полное имя, подпись доверенного лица и реквизиты доверенности (если форму сдаёт не руководитель).

Правый нижний блок заполняет только налоговый инспектор.

Обратите внимание: если вы сдаёте сведения о численности вновь созданного ООО, то дату указываете на 1-ое число месяца, следующего за месяцем регистрации, а не на 1 января текущего года. В самом бланке об этом есть специальная сноска.

Образец заполнения формы КНД 1110018

Заполненный образец сведений СЧР выглядит так.

В отчёте о среднесписочной численности есть только один значимый показатель – количество работающих, однако, определить его не всегда просто. Справка о количестве наёмного персонала рассчитывается на основании Указаний Росстата (приказ от 22.11.2017 № 772). Например, для расчёта не учитывают:

• внешних совместителей;
• сотрудников, привлечённых по гражданско-правовым договорам;
• учредителей ООО, не получающих в своей компании заработную плату;
• самих индивидуальных предпринимателей;
• женщин, находящихся в декрете и отпуске по уходу за ребенком;
• сотрудников, оформивших дополнительный отпуск для обучения и поступления.

В общем случае формула среднесписочной численности работников за год выглядит так:

(СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12 месяцев

Например, списочный состав предприятия за 2019 год был таким:

Посчитаем среднесписочную за год: (2 * 25 = 50) + (4 * 35 = 140) + (6 * 40 = 240) = 430/12, итого – 35,8, округляем до 36 человек.

Другие примеры расчётов и категории сотрудников, которые учитывают в СЧР согласно Указаниям Росстата, смотрите в статье «Среднесписочная численность работников: как рассчитать»

Если после сдачи отчёта обнаружена существенная ошибка подсчета численности, то можно представить данные ещё раз. Дело в том, что НК РФ не обязывает уточнять неверные сведения СЧР, не предусмотрено и штрафных санкций за подобные ошибки. Ответственность налагается только за не сдачу или несвоевременную сдачу – в размере 200 рублей. Дополнительно может быть оштрафовано должностное лицо ООО на сумму от 300 до 500 рублей.